Overview

(English version follows)

AFFICHAGE 26-07 : (Poste temporaire à temps plein)

Les énoncés suivants sont destinés à décrire la nature et le niveau de travail général. Ils ne représentent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudes requises.

La Bibliothèque et Carrefour des ressources éducationnelles joue un rôle essentiel dans la réalisation de la mission de l’Université en offrant des ressources et des services qui soutiennent les programmes d’enseignement et de recherche. Il constitue un carrefour dynamique d’apprentissage, de collaboration et d’innovation, offrant l’accès à d’importantes collections physiques et numériques, à des technologies, ainsi qu’à une expertise spécialisée. Grâce à son engagement envers l’accessibilité, la préservation et le partage des connaissances, la Bibliothèque veille à ce que les étudiantes et étudiants, le corps professoral et les chercheuses et chercheurs disposent des outils nécessaires pour exceller sur le plan académique et participer pleinement à la vie intellectuelle de la communauté.

Dans le cadre de cette mission, l’Université Bishop’s recherche un·e archiviste universitaire pour un poste temporaire à temps plein. Se rapportant au/à la bibliothécaire en chef, la personne titulaire dirige l’acquisition, le traitement et la gestion des archives de l’Université et des collections spéciales, en assurant une organisation adéquate et une préservation à long terme des documents, qu’ils soient sur support papier ou nés numérique. Cela comprend l’élaboration et la mise en oeuvre de processus de gestion documentaire, l’établissement de priorités et la formation du personnel. Le rôle vise également à développer un solide programme de collections numériques, avec des flux de travail et des stratégies de préservation clairement définis. De plus, l’archiviste favorise les activités de sensibilisation et d’engagement auprès des parties prenantes internes et externes afin d’améliorer l’accès et la visibilité des ressources archivistiques, renforçant ainsi le rôle de la Bibliothèque en tant que centre de savoir et d’innovation. La semaine de travail est de 35 heures, du lundi au vendredi avec des soirées et fins de semaine occasionnelles. Ce poste ne dépassera pas deux ans

Nature des tâches et des responsabilités

• Développer et coordonner la mise en oeuvre de mesures favorisant la préservation et l’accessibilité des documents administratifs de l’Université, des archives institutionnelles et des fonds privés.
• Mettre à jour, diffuser et appliquer le Plan de classification — incluant la classification de sécurité des données — ainsi que le Calendrier de conservation des documents de l’Université.
• Diriger la prestation des services aux unités universitaires, établir des partenariats stratégiques et maintenir des relations étroites afin de promouvoir et faciliter la gestion des documents administratifs et des archives.
• Assurer ou coordonner la formation et le soutien du personnel concerné quant à l’utilisation des systèmes et méthodes proposés, des espaces de stockage physiques et numériques, ainsi qu’au développement et à la diffusion d’outils applicatifs.
• Assurer la gestion adéquate des espaces de stockage physiques et numériques sous leur responsabilité, conformément aux lois et directives pertinentes, et encourager la mise en place de mesures appropriées de préservation des documents administratifs et des archives — notamment en garantissant la pérennité et la sécurité des renseignements personnels et des données institutionnelles sensibles. Assurer l’élimination de certains documents confidentiels, lorsque permis par le Calendrier de conservation et conformément aux directives de l’Université.
• Administrer les prêts et rappels des documents qui leur sont confiés, à la demande des unités concernées.
• Évaluer, sélectionner, acquérir, traiter et décrire les archives institutionnelles et les collections privées selon les normes reconnues, au bénéfice de la communauté universitaire, dans le cadre de ses activités d’enseignement et de recherche, ainsi qu’au profit de la communauté de recherche en général.
• Fournir un accès sur place et à distance aux archives institutionnelles et aux collections privées, notamment au moyen d’un programme de numérisation pour en favoriser la visibilité et la consultation.
• Sélectionner et mettre en valeur des documents destinés aux collections spéciales de l’Université.
• Soutenir la direction universitaire, les facultés et les services dans la transformation numérique de leurs documents.
• Rechercher et implanter de nouveaux outils logiciels archivistiques (ex. : AtoM, Preservica, Permafrost, etc.).
• Améliorer les processus de travail, réviser les procédures et règlements, et assurer une communication efficace de l’information aux membres du personnel et aux usagers concernés.
• Promouvoir les services et collections grâce à des initiatives stratégiques et des activités de sensibilisation.
• Rechercher et solliciter des subventions.
• Former et superviser les auxiliaires étudiants et/ou les stagiaires.
• Effectuer toute autre tâche similaire ou connexe, selon les besoins.

Qualifications et exigences

• Maîtrise en bibliothéconomie ou en sciences de l’information (accréditée ALA ou équivalent) avec une
• spécialisation en archivistique, ou maîtrise en bibliothéconomie ou sciences de l’information (accréditée ALA ou équivalent) assortie d’un certificat en archivistique.
• Minimum de 3 ans d’expérience en archivistique.
• Connaissance des outils de préservation numérique, des normes de métadonnées et/ou des systèmes de dépôt.
• Connaissance des techniques de préservation des documents physiques et numériques.
• Compréhension des lois et règlements pertinents (Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, Loi sur la protection des renseignements personnels et Loi sur le droit d’auteur).
  Aptitudes analytiques et sens de l’organisation.
• Capacité à communiquer efficacement avec une clientèle diversifiée.
• Aptitude à appliquer les principes de confidentialité et à gérer des renseignements sensibles avec rigueur et discrétion.
• Connaissance fonctionnelle de l’anglais et du français.
• Efforts intenses et moyens.

À propos de l’Université Bishop’s

Fondée en 1843, l’Université Bishop’s est située au coeur de Lennoxville dans la région des Cantons-de-l’Est, au Québec. Elle se distingue par son aspect résidentiel et sa taille modeste, de même que par son modèle d’éducation libérale de haute qualité et offre principalement des programmes de 1er cycle. Situés à Sherbrooke, à environ une heure et demie de route au sud-est de Montréal, les Cantons-de-l’Est offrent une atmosphère accueillante et sécuritaire, des activités récréatives de plein air exceptionnelles et une excellente qualité de vie. L’Université Bishop’s est située sur le territoire traditionnel des Abénaquis. Nous reconnaissons leur gestion de cette terre et apprécions le fait que nous sommes tous des invité·e·s sur le territoire abénakis.

Bishop’s est une université anglophone. Elle offre à ses étudiant e·s plus de 100 programmes d’études dans cinq divisions : sciences humaines, sciences naturelles et mathématiques, sciences sociales, administration et éducation.

Le campus de 550 acres comprend 25 bâtiments, dont sept résidences, deux bibliothèques, deux théâtres, des salles de classe exceptionnelles, des laboratoires et des installations sportives, un aréna, une chapelle historique, une salle de concert et une garderie. On y retrouve également un étang, un refuge pour la faune et un terrain de golf.

Ce que nous offrons à nos employés :

• un programme d’assurance collective qui comprend : l’assurance médicaments, l’assurance médicale, les soins de la vue et l’assistance-voyage;
• des vacances généreuses ainsi qu’un congé de 10 jours entre décembre et janvier;
• des horaires flexibles et la possibilité de travailler à domicile lorsque la nature du poste le permet;
• des tarifs préférentiels au centre sportif et au terrain de golf;
• un régime de retraite à prestations déterminées et/ou régime de retraite simplifié;
• un programme d’aide aux employés et à la famille (PAEF);
• des initiatives en matière de développement durable et de bien-être;
• l’accès à des événements culturels et éducatifs en continu.

 

Classification: Classe 13      31.47 $ à 41.06 $ l’heure (poste syndiqué)

L’Université Bishop’s applique un programme d’Accès à l’égalité en emploi issu de la Loi sur l’Accès à l’égalité en emplois des organismes publics. L’université accueille les candidat·e·s qui s’engagent à respecter les valeurs d’équité, de diversité et d’inclusion et qui nous aideront à accroitre notre capacité en matière de diversité et d’inclusion. Nous encourageons les candidatures de membres de groupes historiquement défavorisés et marginalisés, notamment les peuples autochtones, les membres des minorités visibles et ethniques, les personnes handicapées, les femmes et les personnes LGBTQ2S+.

S.V.P. faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation, en indiquant pour quel poste vous appliquez à careers@ubishops.ca

• Date limite pour les candidat·e·s internes : le 8 mai 2026 à 16 h
• Date limite pour les candidatures externes : le 17 mai 2026 à 16 h

Tel que prévu à la Convention Collective, la priorité sera accordée à un candidat.e interne qualifié.e .Veuillez noter que seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées, et que des tests de sélection peuvent être administrés ; merci pour l’intérêt manifesté. Dans le processus de recrutement, nous fournissons un soutien aux personnes handicapées afin de répondre aux besoins en prévenant et en éliminant les obstacles à l’accessibilité. Si vous nécessitez de mesures d’adaptation pour participer en tant que candidat·e dans le processus de recrutement, veuillez contacter careers@ubishops.ca

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POSTING 26-07 (Temporary full-time position)

The following statements are intended to describe the general nature and level of work performed. They do not represent an exhaustive list of all responsibilities, duties and skills required.

The Library Learning Commons plays a central role in fulfilling the mission of the University by providing resources and services that supports the University’s instructional and research programs. It serves as a dynamic hub for learning, collaboration, and innovation, offering access to extensive physical and digital collections, technology and expert guidance. Through its commitment to accessibility, preservation, and knowledge sharing, the Library ensures that students, faculty, and researchers have the tools they need to excel academically and engage meaningfully with the broader intellectual community.

As part of this mission, Bishop’s University is seeking a University Archivist for a temporary full-time position. Reporting to the University Librarian, The University Archivist leads the acquisition, processing, and management of University archives and special collections, ensuring proper organization and long-term preservation of both paper and digital-born records. This includes developing and implementing records management processes, setting priorities, and providing training for staff. The role also focuses on building a robust digital collections program with clear workflows and preservation strategies. Additionally, the Archivist promotes outreach and engagement with internal stakeholders and external users to enhance access and visibility of archival resources, further strengthening the Library’s role as a center for knowledge and innovation. This position has a work week of 35 hours from Monday to Friday with occasional evenings and weekends required. This position shall not exceed two years.

Nature of duties and responsibilities

• Develop and coordinate the implementation of measures promoting the preservation and accessibility of the University’s administrative documents, institutional archives and private archival collections.
• Perform the updating, dissemination, and implementation of the Classification Plan – including data security classification – and the University Document Retention Schedule.
• Lead the provision of services to university units, establishing strategic partnerships and maintaining close relationships, to promote and facilitate the management of administrative documents and archives.
• Perform and/or coordinate the training and support of relevant staff in the use of proposed systems and methods, physical and digital storage spaces, and the development and dissemination of application tools
• Ensure the proper management of the physical and digital storage areas under their responsibility according to relevant laws and guidelines and promote the implementation of appropriate preservation measures for administrative documents and archives, particularly by ensuring the durability and security of personal information and sensitive institutional data. Ensure the disposal of certain confidential documents, when permitted by the Retention Schedule and in accordance with the University guidelines.
• Administer the loan and recall of documents entrusted to them, when requested by the relevant units.
• Perform the appraisal, selection acquisition, processing and description of institutional archives and private collections in accordance with recognized standards, for the benefit of members of the university community in support of their teaching and research activities, and the research community in general.
• Provide on-site and remote access to institutional archives and private collections including via a digitization program in order to promote their visibility and consultation.
• Select and curate materials for inclusion in the University’s special collections.
• Support University management, faculties, and services in the digital transformation of their documents.
• Research and implement new archival software tools (e.g., AtoM, Preservica, Permafrost, etc.).
• Improve work processes, review procedures and regulations, and ensure effective communication of information to staff and relevant users.
• Promote services and collections through strategic initiatives and outreach activities.
• Pursue grants.
• Train and monitor student workers and/or interns.
• Performs additional similar / related tasks as required.

Qualifications and Requirements

• Master’s degree in library or information science (ALA-accredited or equivalent) with an archival focus or master’s degree in library or information science (ALA-accredited or equivalent) with a certificate in archival science.
• Minimum of 3 years of experience in archival science.
• Knowledge of digital preservation tools, metadata standards and/or repository systems.
• Knowledge of techniques for preserving physical and digital documents.
• Understanding of applicable laws and regulations (Freedom of Information and Protection of Privacy Act, Personal Information Protection Act and Copyright Act).
• Analytical and organizational skills.
• Ability to communicate effectively with a diverse clientele.
• Ability to apply confidentiality principles and handles sensitive information with rigor and discretion.
• Working knowledge of English and French.
• Heavy and medium exertion.

About BU

Founded in 1843, Bishop’s is a primarily undergraduate university offering an outstanding liberal education in a small, residential setting in Quebec’s Eastern Townships region. Located in Sherbrooke, about 1.5 hour drive southeast of Montreal, the Eastern Townships offers a safe and welcoming atmosphere, exceptional outdoor recreational opportunities, and a great quality of life. Bishop’s University is located on the traditional and unceded territory of the Abenaki people. We acknowledge their stewardship of this land and appreciate that we are all guests on Abenaki territory.

We offer our students over 100 majors within five academic divisions: humanities, natural sciences and mathematics, social sciences, business, and education. The language of instruction at Bishop’s is English.
Our 550-acre campus contains 25 buildings including seven residences, two libraries, two theatres, outstanding classrooms, laboratory and athletic facilities, an arena, a historic chapel, a music recital hall, and a daycare centre. A duck pond, wildlife refuge, and golf course are also found on campus.

What We Offer – Employees benefit from:

• Medical, vision, health and travel insurance;
• Generous vacation as well as a 10-day holiday break between December and January;
• Flexible scheduling and work from home possibility (where applicable);
• Employee discounts to our sports centre and golf course;
• Defined benefit and/or simplified pension plan;
• Employee Family Assistance Plan (EFAP);
• Sustainable development and Wellness initiatives ;
• Access to ongoing cultural and educational events .

 

Classification:   Class 13        31.47$ to 41.06 $ per hour ( unionized position)

Bishop’s University implements an equal access employment / program under the Act respecting equal access to employment in public bodies. The University welcomes applicants who are committed to upholding the values of equity, diversity and inclusion and who will assist us expand our capacity for diversity and inclusion. We encourage applications from members of groups that have been historically disadvantaged and marginalized, including Indigenous peoples, visible and ethnic minorities, persons living with disabilities, women and LGBTQ2S+ persons.

If interested, please submit your curriculum vitae and cover letter, including what position you are applying for to careers@ubishops.ca.

• Priority deadline for internal applicants: May 8, 2026, at 4:00 p.m.
• Closing date for external applicants: May 17, 2026, at 4:00 p.m.

Per the Collective Agreement, priority will be given to qualified internal applicants. Please note that only candidates selected for an interview will be contacted and testing may be required; thank you for your interest. We provide support in the recruitment processes to applicants with disabilities, including accommodation that takes into account an applicant’s accessibility needs. If you require accommodation in order to participate as a candidate in the recruitment process, please contact careers@ubishops.ca