22-23 Coordinator of Accommodation, Events and Ancillary Services// Coordonnateur.Trice de l’Hébergement, des Événements et Services Auxiliaires

Website Bishop's University

Posting 22-23 (Temporary full time position)

The following statements are intended to describe the general nature and level of work performed. They are not representing an exhaustive list of all responsibilities, duties and skills required.

Bishop’s University is seeking a Coordinator of Accommodation, Events and Ancillary Services for a temporary full-time position.  Reporting to the Director of Ancillary Services the incumbent is responsible to assist with coordination of activities for Accommodation and Event Services, Centennial Theatre, Residence Administration and Ancillary Services. In this capacity the coordinator works with the ancillary team to offer exceptional customer service to campus clients, departments and off-campus groups in the planning, coordination and execution of events and the related use of campus facilities. Working to enhance the revenues generated through ancillary services the coordinators assist with the strategic priorities of the department to grow revenues, enhance visibility, and secure our place as the destination of choice for accommodation and events in the Eastern Townships. This role requires a flexible schedule including days, evenings, nights, and weekends. This position has a work week of 35 hours per week with limited summer vacation.  From May 1st to August 31st the incumbents work week will be Thursday through Monday to assist with onsite supervision of groups and student staff.  This position will not exceed two years.

Nature of Duties & Responsibilities

  • Provides exceptional customer service to ensure client retention and client satisfaction, including assisting with administrative duties at the reception desk in Paterson Hall when required.
  • Coordinates logistical support from campus providers for scheduled events, in person, hybrid or online. Manages and prepares web sites for online registration for conferences as required.
  • Quotes on business for both Accommodation and Event Services and Centennial Theatre, upsells clients to increase revenue, negotiates details of contracts within predetermined parameters and manages campus resources to optimize revenue.
  • Prepares invoices, and monitors accounts receivable.
  • Responsible for meal cards and card access for summer groups as well as residence students. Ensures the functioning of the cards, provides access to groups and students through the EBI campus access system. Ensures that cards are working appropriately, and trouble shoots any issues.
  • Prepares, manages and trouble shoots issues that arise with meal cards, card access, cash register systems throughout campus. Liaises with ITS to resolve any issues.
  • Creates event floor plans for accommodation & event services & other campus departments.
  • Coordinate’s catering events, and bar services as required – orders alcohol for events, non-alcoholic drinks, mix for drinks etc.
  • Keeps up to date on legal requirements for bar services, and public health protocols for the tourism industry.
  • Maintains an up-to-date inventory of bar supplies and ensures inventory is accurate for upcoming events.
  • Responsible for the Permis de Réunion requests and supporting clients with these requests, submission of all necessary documentation to the government to request permits in a timely fashion.
  • Coordinates social events and day facility rentals for on campus and external clients.
  • Develops working relationships with service providers to ensure customer satisfaction.
  • Performs administrative duties such as data entry, scheduling, filing, written correspondence, and mailings to on and off-campus constituencies.
  • Share’s event-monitoring duties, including space inspections set up, cleanliness verification, and monitoring that other service providers carry out their duties as per client requirements.
  • Assists with training and development of policies, procedures, and guidelines for AES, Centennial Theatre and Ancillary Services.
  • Responsible for marketing and social media for Accommodation and Event Services, Centennial Theatre and for Ancillary Services that are in line with best practices to grow all our operations.
  • Develops an annual marketing and sales plan that supports the strategic priorities of AES and Centennial Theatre.
  • In conjunction with communications develops ads and marketing materials that support the strategic priorities of AES and Centennial Theatre.
  • Assists with the analysis of pricing for AES and Centennial Theatre by reviewing annually costs associated with services provided.
  • Participates in the training of student staff.
  • Assists with updating Residence Services, Accommodation and Events Services and Centennial Theatre websites as required.
  • Responsible for submitting government reporting for MEV tax reports, Entandem, etc
  • Implement and maintain software for AES and assist with training of other staff members – Rooming It, Event Worx, Smartdraw, Multi Plan.
  • Create and maintain a good working relationship with the various tourism offices.
  • Respond to Tourism offices quote requests and provide annual statistical reports for benchmarking.
  • Works on Special Projects as required for AES, Residences, Centennial and Ancillary Services.
  • Performs additional similar / related tasks as required.
  • Other tasks as assigned.

Qualifications & Requirements

  • College Diploma (Technical DEC normal duration of 3 years);
  • Over 1 year and up to 3 years of experience;
  • Excellent oral and written skills in English and French;
  • Excellent interpersonal and social skills;
  • Excellent customer service skills;
  • Strong ability to work in a team environment;
  • Excellent knowledge of Excel and Word;
  • Experience in marketing, sales and social media trends;
  • High-level of digital fluency;
  • Resourcefulness and Problem solving;
  • Excellent organizational skills;
  • Service in Action Certification would be considered an asset;
  • Willingness to work an irregular schedule including nights and weekends; Flexible schedule;

Classification:       Class 9     $22.46 to $29.29   per hour     (APBU – unionized position)

Bishop’s University implements an equal access employment / program under the Act respecting equal access to employment in public bodies and welcomes applicants who are committed to upholding the values of equity, diversity, and inclusion and who will assist us expand our capacity for diversity and inclusion. We encourage applications from members of groups that have been historically disadvantaged and marginalized, including Indigenous peoples, visible and ethnic minorities, persons with disabilities, women and LGBTQ2+.

If interested, please submit your curriculum vitae and cover letter, including what position you are applying to careers@ubishops.ca. The position will remain open until filled.

  Please note that only candidates selected for an interview will be contacted and testing may be required; thank you for your interest. We provide support in the recruitment processes to applicants with disabilities, including accommodation that takes into account an applicant’s accessibility needs. If you require accommodation in order to participate as a candidate in the recruitment process, please contact careers@ubishops.ca


AFFICHAGE 22-23 (Temporairer à temps plein) X2

Les énoncés suivants sont destinés à décrire la nature et le niveau de travail général. Ils ne représentent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudes requises.

L’Université Bishop’s recherche un Coordonnateur.Trice de l’hébergement, des événements et services auxiliaires pour un poste temporaire à temps plein. Relevant du directeur.trice des services auxiliaires, le titulaire du poste aide à la coordination des activités des services d’hébergement et d’événements, du théâtre Centennial, de l’administration des résidences et des services auxiliaires.  À ce titre, le Coordonnateur.Trice collabore avec l’équipe des services auxiliaires pour offrir un service à la clientèle exceptionnel aux client.e.s du campus et aux groupes hors campus  dans la planification, la coordination et l’exécution d’événements et l’utilisation des installations du campus. Le coordonnateur.Trice contribue aux priorités stratégiques du Ministère pour accroître les revenus générés par les services auxiliaires, améliorer la visibilité et assurer notre place en tant que destination de choix pour l’hébergement et les événements en Estrie. Ce poste exige un horaire flexible incluant les jours, soirs, nuits et les fins de semaines. Ce poste comporte une semaine de 35 heures par semaine avec des vacances d’été limitées. Du 1er mai au 31 août, la semaine de travail sera du jeudi au lundi pour aider à la supervision sur place des groupes et du personnel étudiant.  Ce poste ne dépassera pas deux ans.

Nature des tâches

  • Fournir un service à la clientèle exceptionnel pour assurer la fidélisation et la satisfaction des clients, notamment en participant aux tâches administratives à la réception de Patterson Hall, au besoin.
  • Coordonner le soutien logistique des fournisseurs du campus pour les événements prévus, en personne, en ligne ou en mode hybride. Gérer et préparer les sites Web pour l’inscription en ligne aux conférences, au besoin.
  • Effectuer des soumissions pour les services d’hébergement et d’événements et le théâtre Centennial. Présenter des opportunités de ventes incitatives aux client.e.s pour augmenter les revenus. Négocier le détail des contrats à l’intérieur des paramètres prédéterminés et gérer les ressources du campus pour optimiser les revenus.
  • Préparer les factures et faire le suivi des comptes débiteurs.
  • Gérer les cartes-repas et les cartes d’accès pour les groupes d’été ainsi que pour les étudiant.e.s en résidence notamment voir au bon fonctionnement des cartes et résoudre les problèmes au besoin et donner accès aux groupes et aux étudiant.e.s via le système d’accès EBI du campus.
  • Préparer, gérer et résoudre les problèmes liés aux cartes-repas, aux cartes d’accès et aux systèmes de caisse enregistreuse sur le campus. Assurer le lien avec les TI pour résoudre tout problème.
  • Créer des plans de salles pour le service d’événements et d’hébergement et pour d’autres départements du campus.
  • Coordonner les événements de restauration et les services de bar selon les besoins – commandes d’alcool, boissons non-alcoolisées, mélanges pour boissons, etc.
  • S’assurer de la conformité des exigences légales pour les services de bar et des protocoles de santé publique pour l’industrie du tourisme.
  • Maintenir un inventaire à jour des fournitures de bar et s’assurer que l’inventaire est adéquat pour les événements à venir.
  • Gérer le dossier lié aux demandes de permis de réunions notamment en soumettant la documentation nécessaire au gouvernement dans les délais requis et en apportant son soutient aux clients qui en font la demande.
  • Coordonner les événements et la location d’installations pour les client.e.s internes et externes.
  • Développer des relations de travail avec les fournisseurs de service pour assurer la satisfaction de la clientèle.
  • Effectuer des tâches administratives telles que la saisie de données, la planification, le classement, la correspondance écrite, et des envois postaux.
  • Partager les tâches de surveillance d’événements, y compris l’inspection des espaces, la propreté et la surveillance des fournisseurs externes afin de s’assurer qu’ils remplissent leurs fonctions conformément aux exigences du clients.
  • Participer au développement de politiques, procédures et lignes directrices pour les Services d’hébergement et d’événement, le théâtre Centennial et les Services auxiliaires et aider à la formation.
  • Responsable du marketing et des médias sociaux pour les services d’hébergement et d’événements, théâtre Centennial et Services auxiliaires pour développer les opérations.
  • Élaborer un plan de marketing et de vente annuel pour supporter les priorités stratégiques des Services d’hébergement et d’événements et du théâtre Centennial.
  • Développer des publicités et du matériel marketing qui supporte les priorités stratégiques des Services d’hébergement et événements en collaboration avec les communications.
  • Participer à l’analyse des prix pour les Services d’hébergement et événements et le théâtre Centennial en examinant les coûts annuels associés aux services fournis.
  • Participer à la formation du personnel étudiant.
  • Aider à la mise à jour des sites web des Services de résidence, des Services d’hébergement et d’événements et du théâtre Centennial, au besoin.
  • Transmettre dans les délais requis les divers rapports gouvernementaux tels que les rapports de taxes MEV, Entandem, etc.
  • Mettre en œuvre et maintenir le logiciel pour les Services d’hébergement et d’événements et former le personnel sur les logiciels Rooming It, Event Worx Smartdraw, Multi Plan.
  • Créer et maintenir de bonnes relations de travail avec divers offices de tourisme.
  • Répondre aux demandes de devis des offices de tourismes et fournir des rapports statistiques annuels pour des analyses comparatives.
  • Travailler sur des projets spéciaux au besoin.
  • Effectuer toutes autres tâches connexes au besoin.

Qualifications et exigences

  • Diplôme d’études collégiales (D.E.C. technique normalement d’une durée de 3 ans);
  • De 1 an à 3 ans d’expérience;
  • Maîtrise de l’anglais et du français à l’oral et à l’écrit
  • Excellentes compétences interpersonnelles et sociales
  • Excellentes compétences en service à la clientèle;
  • Forte capacité à travailler en équipe
  • Excellente connaissance d’Excel et de Word;
  • Expérience en marketing, ventes et tendances dans les médias sociaux
  • Très bonne maîtrise du numérique;
  • Débrouillardise et capacité à résoudre des problèmes;
  • Excellentes compétences organisationnelles;
  • Détenir une carte d’attestation « Action Service » (un atout)
  • Doit faire preuve de flexibilité; disposé et prêt à travailler selon un horaire irrégulier, y compris les nuits et fin de semaine

Classification:       Classe 9      22.46$ à 29.29$    de  l’heure    (APBU – poste syndiqué)

L’Université Bishop’s applique un programme d’Accès à l’égalité en emploi issu de la Loi sur l’Accès à l’égalité en emplois des organismes publics et accueille les candidats qui s’engagent à respecter les valeurs d’équité, de diversité et d’inclusion et qui nous aideront à accroitre notre capacité en matière de diversité et d’inclusion.  Nous encourageons les candidatures de membres de groupes historiquement défavorisés et marginalisés, notamment les peuples autochtones, les membres des minorités visibles et ethniques, les personnes handicapées, les femmes et les personnes LGBTQ2+.

S.V.P. faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation, en indiquant pour quel poste vous appliquez à careers@ubishops.ca. Ce poste restera ouvert jusqu’à ce qu’il soit pourvu.

Veuillez noter que seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées, et que des tests de sélection peuvent être administrés ; merci pour l’intérêt manifesté. Dans le processus de recrutement, nous fournissons un soutien aux personnes handicapées afin de répondre aux besoins en prévenant et en éliminant les obstacles à l’accessibilité. Si vous nécessitez de mesures d’adaptation pour participer en tant que candidat dans le processus de recrutement, veuillez contacter careers@ubishops.ca

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