Management
on campus
Posted on March 13, 2023

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AFFICHAGE 23-17 Poste de Gestion – Régulier Temps Plein

Les énoncés suivants sont destinés à décrire la nature et le niveau de travail général. Ils ne représentent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudes requises.

L’Université Bishop’s recherche un Gestionnaire, Service d’Hébergement et Événements pour un poste régulier à temps plein. Sous la responsabilité du Directeur.trice des Services Auxiliaires, le ou la titulaire du poste travaille en collaboration avec le ou la Gestionnaire du Service à la clientèle et des Opérations ainsi qu’avec le ou la Gestionnaire des Installations et les autres membres de l’équipe des Services Auxiliaires pour gérer le portefeuille du Service d’Hébergement et Événements afin de soutenir les priorités du département. Le ou la titulaire dirige et supervise les Coordonnateur.trice.s de l’Hébergement et Événements en veillant à la prestation d’un service à la clientèle exceptionnel grâce à un modèle de service unique. Le ou la Gestionnaire veille à l’utilisation optimale des installations du campus afin de maximiser la génération de revenus pour le Service d’Hébergement et Événements et recherche de nouveaux marchés et de nouvelles initiatives pour accroître les revenus du département. En collaboration avec les différents partenaires situés sur le campus, tels que le Centre sportif, les Services Alimentaires, le département des Bâtiments et Terrains, le théâtre Centennial, les Services d’Entretien, la Sécurité et les Technologies de l’information, le ou la titulaire du poste gère les relations et communique efficacement les besoins des clients afin de garantir une expérience client exceptionnelle. La semaine de travail est de 35 heures, du lundi au vendredi avec des soirées et fins de semaine occasionnelles

Nature des tâche

Participe à l’élaboration des priorités stratégiques pour les Services Auxiliaires.
Développe une stratégie annuelle de vente et de marketing en accord avec les priorités stratégiques.
Gère, avec le Directeur.trice des Services Auxiliaires, le processus prévisionnel et processus budgétaire.
Gère une équipe de Coordonnateur.trice.s d’Événements et est responsable de leur embauche et de leur affectation.
Supervise la formation et l’intégration des Coordonnateur.trice.s de l’Hébergement et Événements et participe à la formation du personnel de la réception, du personnel étudiant d’été, y compris les Assistant.e.s de l’Hébergement, des Événements et Services Auxiliaires, les barmans et les déménageurs.
Veille à l’utilisation de diverses stratégies de marketing numérique afin de promouvoir auprès des clients les Services d’Hébergement et Événements ainsi que les différentes installations et opérations de l’Université Bishop’s.
Recherche de nouvelles opportunités d’affaires qui s’alignent sur les priorités stratégiques.
Identifie et participe à des salons commerciaux qui sont alignés avec les priorités des services d’Hébergement et Événement et des Services Auxiliaires.
Établit et maintient des partenariats avec des organisateurs d’événements et des partenaires touristiques, tels que Destination Sherbrooke et Tourisme Cantons-de-l’Est, afin d’accroître les occasions d’affaires.
Se tient au courant des changements de l’industrie et élabore des politiques et des procédures pour assurer la conformité, y compris, mais sans s’y limiter, aux pratiques de santé et de sécurité, aux pratiques de salubrité des aliments, aux règles et règlements de l’Université et du Gouvernement du Québec par rapport à l’alcool.
Gère le site internet du Service d’Hébergement et Événements et veille à ce qu’il reste un outil pour attirer des affaires sur le campus.
Travaille en collaboration avec le département des approvisionnements pour solliciter annuellement les traiteurs et renouveler les ententes.
Collabore avec le fournisseur de services alimentaires du campus pour s’assurer que les besoins des clients sont satisfaits, que les heures d’ouverture de la salle à manger Dewhurst pour les différents groupes sont fixées et que les nombres garantis sont confirmés chaque semaine.
Établit les tarifs annuels en collaboration avec l’équipe des Services d’Hébergement et Événements et fait une analyse comparative des prix chaque année pour garantir la compétitivité.
Crée un processus pour traiter les prospects et établit des processus pour convertir les prospects en clients et conclure des ventes.
Effectue une analyse annuelle pour examiner les taux de conversion, les clients non qualifiés et les contrats annulés.
Établit le processus d’établissement des devis d’affaires et examine les devis qui sont envoyés aux clients.
Assume la responsabilité du processus de négociation des contrats et veille à ce qu’ils soient négociés dans les paramètres prédéterminés par les Coordonnateur.trice.s d’Événements.
Assume la responsabilité des processus liés aux contrats et aux factures conformément aux lignes directrices sur le pouvoir de signature en matière d’approvisionnement.
Assure la liaison et entretient des relations avec les traiteurs.
Responsable de l’examen financier et des rapports liés aux événements de conférences.
Supervise le processus de réservation des salles de réunion et s’assure que la communauté du campus est au courant des politiques et procédures relatives à la réservation des salles sur le campus, à la nourriture et à l’alcool.
Crée des politiques et des procédures pour tous les processus d’affaires à des fins de formation, et d’élaboration d’un manuel de formation, y compris la création de vidéos ou de documents, le cas échéant.
Effectue toutes autres tâches connexes au besoin.

Qualifications et exigences

Diplôme d’études collégiales (D.E.C. technique d’une durée normale de 3 ans) ;
Minimum de 5 ans d’expérience en hôtellerie, en affaires, en planification d’événements ou l’équivalent ;
Minimum de 5 ans d’expérience en gestion ;
Expérience en embauche, encadrement et fidélisation de personnel ;
Compétences démontrées en gestion de projet, en organisation, en délégation et en gestion des priorités ;
Compétences avérées en matière de relations, de gestion des conflits et de négociation ;
Aptitudes éprouvées en résolution de problèmes et débrouillard ;
Expérience des tendances en matière de marketing, de ventes et de médias sociaux ;
Expérience du processus budgétaire et des systèmes et rapports financiers ;
Maîtrise de l’anglais et du français ;
Excellentes compétences interpersonnelles et en matière de communication ;
Orientation exceptionnelle vers le service et le client ;
Forte capacité à travailler en équipe ;
Excellente connaissance d’Excel et de Word ;
Haut niveau de maîtrise du numérique.

A propos de l’Université Bishop’s

Fondée en 1843, l’Université Bishop’s est située au cœur de Lennoxville dans la région des Cantons-de-l’Est, au Québec. Elle se distingue par son aspect résidentiel et sa taille modeste, de même que par son modèle d’éducation libérale de haute qualité et offre principalement des programmes de 1^er cycle. Situés à Sherbrooke, à environ une heure et demie de route au sud-est de Montréal, les Cantons-de-l’Est offrent une atmosphère accueillante et sécuritaire, des activités récréatives de plein air exceptionnelles et une excellente qualité de vie.

Bishop’s est une université anglophone. Elle offre à ses étudiants plus de 100 programmes d’études dans cinq divisions : sciences humaines, sciences naturelles et mathématiques, sciences sociales, administration et éducation.

Le campus de 550 acres comprend 25 bâtiments, dont sept résidences, deux bibliothèques, deux théâtres, des salles de classe exceptionnelles, des laboratoires et des installations sportives, un aréna, une chapelle historique, une salle de concert et une garderie. On y retrouve également un étang, un refuge pour la faune et un terrain de golf.

Ce que nous offrons à nos employés

un programme d’assurances collectives qui comprend : assurance médicament, médicale , soins de la vue et l’assistance-voyage ;
des vacances généreuses ainsi qu’un congé de 10 jours entre décembre et janvier ;
des horaires flexibles et la possibilité de travailler à domicile ;
des tarifs préférentiels au centre sportif et au terrain de golf ;
un régime de retraite à prestations déterminées et/ou régime de retraite simplifié ;
un programme d’aide aux employés et à la famille (PAEF) ;
des initiatives en matière de développement durable et de bien-être ;
l’accès à des événements culturels et éducatifs en continu.

Échelle salariale : M10 – 55,291.60$ à 72,163.00$ poste de gestion

L’Université Bishop’s applique un programme d’Accès à l’égalité en emploi issu de la Loi sur l’Accès à l’égalité en emplois des organismes publics et accueille les candidats qui s’engagent à respecter les valeurs d’équité, de diversité et d’inclusion et qui nous aideront à accroitre notre capacité en matière de diversité et d’inclusion. Nous encourageons les candidatures de membres de groupes historiquement défavorisés et marginalisés, notamment les peuples autochtones, les membres des minorités visibles et ethniques, les personnes handicapées, les femmes et les personnes LGBTQ2+.

S.V.P. faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation, en indiquant pour quel poste vous appliquez à careers@ubishops.ca Ce poste restera ouvert jusqu’à ce qu’il soit pourvu.

Veuillez noter que seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées, et que des tests de sélection peuvent être administrés ; merci pour l’intérêt manifesté. Dans le processus de recrutement, nous fournissons un soutien aux personnes handicapées afin de répondre aux besoins en prévenant et en éliminant les obstacles à l’accessibilité. Si vous nécessitez de mesures d’adaptation pour participer en tant que candidat dans le processus de recrutement, veuillez contacter careers@ubishops.ca

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Posting 23-17 Management Position Regular Full-time

The following statements are intended to describe the general nature and level of work performed. They are not representing an exhaustive list of all responsibilities, duties and skills required.

Bishop’s University is seeking a Manager of Accommodation and Event Services for a regular full-time position. Reporting to the Director of Ancillary Services the incumbent works in conjunction with the Customer Service and Operations Manager, Facilities Manager, and other members of the Ancillary team to manage the Accommodation and Events portfolio to support the priorities of the department. The incumbent leads and supervises the Accommodation and Event Coordinators ensuring the delivery of exceptional customer service through a one stop service model. The Manager ensures the optimal use of campus facilities to maximize revenue generation for AES and looks for new markets and initiatives to enhance revenue for AES. Working with internal campus partners such as Athletics, Food Services, Buildings and Grounds, Centennial Theatre, Custodial Services, Security, and IT, the incumbent manages relationships and effectively communicates the needs of clients to ensure an exceptional customer experience. This position has a work week of 35 hours from Monday to Friday with occasional evenings and weekends required.

Nature of Duties & Responsibilities

Assists in the development of strategic priorities for Ancillary Services.
Develops an annual Sales and Marketing Strategy in alignment with strategic priorities.
Manages with the Director of Ancillary Services the forecast and budget process.
Manages a team of Event Coordinators and is responsible for their scheduling and hiring.
Oversees the training and onboarding of AES coordinators and assists with training of front desk staff, summer student staff, including AES assistants, bartenders, and movers.
Ensures utilization of various digital marketing strategies to grow client awareness of Bishop’s University’s Accommodation and Event Services, AES facilities and operations.
Searches new business opportunities that align with strategic priorities.
Identifies and participates in trade shows that align with the priorities of AES and Ancillary Services.
Builds and maintains partnerships with event organizers and tourism partners, such as Destination Sherbrooke and Tourism Cantons-de-l’Est to enhance business opportunities.
Remains current with industry changes and develops policies and procedures to ensure compliance – including but not limited to health and safety practices, food safety practices, alcohol rules and regulations on campus as well as with the government of Quebec.
Responsible for the AES website ensuring that it remains a tool for attracting business to campus.
Works in conjunction with procurement to annually solicit caterers and renew agreements.
Partners with the on-campus food service provider to ensure needs of clients are met, Dewhurst Dining Hall hours of operation for the various groups are set, and guaranteed numbers are confirmed weekly.
Responsible for setting annual rates in conjunction with the AES team and benchmarking pricing annually to ensure competitiveness.
Creates process for dealing with leads, establishes processes for converting clients and closing sales.
Undertakes a yearly analysis to review conversion rates, non-qualified clients, and cancelled clients.
Establishes the process for quoting on business and reviews quotes that are sent to clients.
Accountable for the contract negotiation process and ensures they are negotiated within predetermined parameters by Event Coordinators.
Responsible for contracts and invoices processes in accordance with the procurement signing authority guidelines.
Liaises and maintains relationships with caterers.
Responsible for the financial review and reporting of conference events.
Oversees the meeting room bookings process and ensures the campus community is aware of policies and procedures around booking spaces on campus, food, and alcohol policies.
Creates policies and procedures for all business practices for training purposes culminating in a training manual for business processes, including the creation of videos or documents as appropriate.
Performs additional similar / related tasks as required.

Qualifications & Requirements

College Diploma (Technical D.E.C. normal duration of 3 years);
Minimum of 5 years’ experience in hospitality, business, event planning or equivalent;
Minimum of 5 years of management experience;
Experience hiring, mentoring and retaining staff;
Demonstrated project management, organization, delegation and prioritization skills;
Demonstrated relationship, conflict management and negotiating skills;
Demonstrated problem-solving skills and must be resourceful;
Experience in marketing, sales, and social media trends;
Experience with budgeting process and financial reporting and systems;
Fluency in English and French is required;
Excellent interpersonal and communications skills;
Exceptional service orientation and customer focus;
Strong ability to work in a team environment;
Excellent knowledge of Excel and Word;
High-level of digital fluency.

About BU

Founded in 1843, Bishop’s is a primarily undergraduate university offering an outstanding liberal education in a small, residential setting in Quebec’s Eastern Townships region. Located in Sherbrooke, about 1.5 hour drive southeast of Montreal, the Eastern Townships offers a safe and welcoming atmosphere, exceptional outdoor recreational opportunities, and a great quality of life.

We offer our students over 100 majors within five academic divisions: humanities, natural sciences and mathematics, social sciences, business, and education. The language of instruction at Bishop’s is English.

Our 550-acre campus contains 25 buildings including seven residences, two libraries, two theatres, outstanding classrooms, laboratory and athletic facilities, an arena, a historic chapel, a music recital hall, and a daycare centre. A duck pond, wildlife refuge, and golf course are also found on campus.

What we Offer – Employees benefit from

Medical, vision, health and travel insurance,
Generous vacation as well as a 10-day holiday break between December and January,
flexible scheduling and work from home possibility
employee discounts to our sports center and Golf course
defined benefit and/or simplified pension plan
Employee Family Assistance Plan (EFAP)
Sustainable development and Wellness initiatives
Access to ongoing cultural and educational events

Salary Range: M10 – $55,291.50 to $72,163.00 – Management position

Bishop’s University implements an equal access employment / program under the Act respecting equal access to employment in public bodies and welcomes applicants who are committed to upholding the values of equity, diversity, and inclusion and who will assist us expand our capacity for diversity and inclusion. We encourage applications from members of groups that have been historically disadvantaged and marginalized, including Indigenous peoples, visible and ethnic minorities, persons with disabilities, women and LGBTQ2+.

If interested, please submit your curriculum vitae and cover letter, including what position you are applying for to careers@ubishops.ca. This position will remain open until filled.

Please note that only candidates selected for an interview will be contacted and testing may be required; thank you for your interest. We provide support in the recruitment processes to applicants with disabilities, including accommodation that takes into account an applicant’s accessibility needs. If you require accommodation in order to participate as a candidate in the recruitment process, please contact careers@ubishops.ca

To apply for this job email your details to careers@ubishops.ca