23-19 Conseiller.ére, Gestion des subventions//Grant / Finance Officer – Research Office  

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AFFICHAGE 23-19 (régulier à temps plien)

Les énoncés suivants sont destinés à décrire la nature et le niveau de travail général. Ils ne représentent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudes requises.

L’Université Bishop’s recherche un Conseiller.ére, Gestion des subventions pour un poste régulier à temps plein dans le département de la Recherche.  Se rapportant au Directeur du bureau de la recherche et des études supérieurs, le/la titulaire offrira du soutien administratif et financier pré et post-octroi aux professeurs bénéficiant de fonds de recherche tout en s’assurant que les politiques et les procédures de gestion financière de l’Université et des agences subventionnaires soient respectées. Le titulaire sera également responsable du supporter le Directeur dans le suivi des ressources financières du bureau de la recherche et des études supérieurs. Le titulaire travaillera de près avec le Vice-Principal Académique, le personnel du Service de la recherche et du Service des finances, avec les chercheurs et avec les agences subventionnaires. La semaine de travail est de 35 heures, du lundi au vendredi avec des soirées et fins de semaine occasionnellement.

Nature des tâches

  • S’assure que la communauté de recherche soit tenue informée, en temps opportun, des opportunités de financement émergentes, des changements aux programme et des informations concernant les dates limites;
  • Fournit des ateliers sur la rédaction de propositions concurrentielles, les directives des universités et des commanditaires et sur les détails des opportunités de subventions spécifiques;
  • Fournit un support et des conseils aux membres du corps professoral dans la préparation et la revue des demandes de subvention;
  • Préparer les demandes de subvention institutionnelle et les rapports pour les agences de financement externes;
  • Correspondre et créer un réseau, en coordination avec le ou la Directeur.trice et le ou la Vice-Principal.e, avec les organismes ou représentants gouvernementaux appropriés, les conseils subventionnaires, les universités et d’autres partenaires du secteur public ou privé;
  • Interpréter et implater les politiques, procédures et lignes directrices de l’Université et des commanditaires et contribuer à la révision de ces politiques;
  • Recommander les demandes d’approbation/signature du ou de la Directeur.trice ou et du ou de la Vice-Principal.e académique et recherche;
  • Collabore avec les partenaires du bureau d’affaires, notamment avec le ou la technicien.ne comptable affecté.e aux finances de la recherche, pour soutenir la bonne gestion des subventions de recherche dans le processus pré et post-attribution (éligibilité des dépenses, suivi des comptes, ressources financières du bureau de recherche et des études supérieures);
  • Collabore avec les unités juridiques au besoin pour faciliter la revue juridique de tout accord associé aux subventions attribuées;
  • Fournit un soutien et des conseils sur les aspects financiers / éléments d’affaires des accords de recherche et des accords de subvention avec d’autres universités, institutions, partenaires externes, etc. pour s’assurer que les termes de l’accord soientconformes aux politiques de l’Université et de l’agence de financement et n’exposent pas l’Université ou ses chercheur.e.s à des risques administratifs ou financiers excessifs;
  • Collabore avec l’unité d’éthique sur toute question relative aux exigences de certification et ou de conformité;
  • Assure la maintenance continue des dossiers de subvention et agit comme premier point de contact pour toute modification de la subvention, y compris les prolongations;
  • Provides on-going maintenance of grant files, and acts as first point of contact for any amendment to the grant, including extensions;
  • Effectuer toutes autres tâches connexes au besoin.

Qualifications et exigences

  • Une maîtrise;
  • 1 à 3 ans d’expérience en recherche ou en administration de la recherche;
  • Expérience en recherche à titre d’étudiant, d’assistant de recherche, est un atout;
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Word et Excel (avancé);
  • Maîtrise et connaissance des nombreux portails de demandes de subventions aux niveaux fédéral et provincial;
  • Excellentes compétences en communication écrite et verbale et en gestion du temps;
  • Compétences organisationnelles et interpersonnelles;
  • Bilinguisme (oral et écrit);
  • Capacité à interagir de manière professionnelle et efficace avec tous les membres de la communauté universitaire ainsi qu’avec des contacts externes;
  • Capacité à travailler de façon autonome et en équipe;
  • Souci du détail.

À propos de l’Université Bishop’s

Fondée en 1843, l’Université Bishop’s est située au cœur de Lennoxville dans la région des Cantons-de-l’Est, au Québec. Elle se distingue par son aspect résidentiel et sa taille modeste, de même que par son modèle d’éducation libérale de haute qualité et offre principalement des programmes de 1er cycle. Situés à Sherbrooke, à environ une heure et demie de route au sud-est de Montréal, les Cantons-de-l’Est offrent une atmosphère accueillante et sécuritaire, des activités récréatives de plein air exceptionnelles et une excellente qualité de vie. Bishop’s est une université anglophone. Elle offre à ses étudiants plus de 100 programmes d’études dans cinq divisions : sciences humaines, sciences naturelles et mathématiques, sciences sociales, administration et éducation. Le campus de 550 acres comprend 25 bâtiments, dont sept résidences, deux bibliothèques, deux théâtres, des salles de classe exceptionnelles, des laboratoires et des installations sportives, un aréna, une chapelle historique, une salle de concert et une garderie. On y retrouve également un étang, un refuge pour la faune et un terrain de golf.

Ce que nous offrons à nos employés :

  • un programme d’assurances collectives qui comprend : assurance médicament, médicale , soins de la vue et l’assistance-voyage ;
  • des vacances généreuses ainsi qu’un congé de 10 jours entre décembre et janvier ;
  • des horaires flexibles et la possibilité de travailler à domicile ;
  • des tarifs préférentiels au centre sportif et au terrain de golf ;
  • un régime de retraite à prestations déterminées et/ou régime de retraite simplifié ;
  • un programme d’aide aux employés et à la famille (PAEF) ;
  • des initiatives en matière de développement durable et de bien-être ;
  • l’accès à des événements culturels et éducatifs en continu.

Classification:       Classe 13    29.09$ à 37.94$    de l’heure    (APBU – poste syndiqué)

L’Université Bishop’s applique un programme d’Accès à l’égalité en emploi issu de la Loi sur l’Accès à l’égalité en emplois des organismes publics et accueille les candidats qui s’engagent à respecter les valeurs d’équité, de diversité et d’inclusion et qui nous aideront à accroitre notre capacité en matière de diversité et d’inclusion.  Nous encourageons les candidatures de membres de groupes historiquement défavorisés et marginalisés, notamment les peuples autochtones, les membres des minorités visibles et ethniques, les personnes handicapées, les femmes et les personnes LGBTQ2+.

S.V.P. faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation, en indiquant pour quel poste vous appliquez  à careers@ubishops.ca. Ce poste restera ouvert jusqu’à ce qu’il soit pourvu

Tel que prévu à la Convention Collective, la priorité sera accordée à un candidat interne qualifié.Veuillez noter que seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées, et que des tests de sélection peuvent être administrés ; merci pour l’intérêt manifesté. Dans le processus de recrutement, nous fournissons un soutien aux personnes handicapées afin de répondre aux besoins en prévenant et en éliminant les obstacles à l’accessibilité. Si vous nécessitez de mesures d’adaptation pour participer en tant que candidat.e dans le processus de recrutement, veuillez contacter careers@ubishops.ca

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Posting 23-19  (Regular full-time position)

The following statements are intended to describe the general nature and level of work performed. They are not representing an exhaustive list of all responsibilities, duties and skills required.

Bishop’s University is seeking a Grant/Finance Officer for a regular full-time position in the Research department.  Reporting to the Director of Research and Graduate Studies, the  incumbent will provide pre- and post-award administrative/financial support to professors who have research funding and will ensure compliance with the University’s and funding agencies’ financial administration policies and procedures. They will also assist the Director in monitoring of the Office of Research and Graduate Studies financial resources. The incumbent will work closely with the Office of the Vice-Principal Academic and Research, the Business Office staff, researchers, and funding agencies. This position has a work week of 35 hours from Monday to Friday with occasional evenings and weekends required

Nature of Duties & Responsibilities

  • Ensures our research community is kept informed, in a timely manner, of emerging funding opportunities, program changes, and deadline information;
  • Provides workshops on competitive proposal writing, university and sponsor guidelines, and details of specific grants opportunities;
  • Provide assistance and guidance to faculty members in the preparation and critical review of grant applications;
  • Prepare institutional grant applications and reports for external funding agencies;
  • Correspond and network, in coordination with the Director and Vice-Principal, with appropriate government agencies or representatives, granting councils, universities, and other public or private sector partners;
  • Interprets and implements University and sponsor policies, procedures and guidelines and contributes to the revision of such policies;
  • Recommends applications for approval/signature of Director or Vice Principal Academic and Research.
  • Liaise with partners in the Business Office, namely with the Accounting technician assigned to research finances, to support proper management of research grants in the pre- and post-award process (expense eligibility, account monitoring, ORGS financial resources)
  • Liaises with legal units as needed to facilitate the legal review of any agreements associated with awarded grants;
  • Provides support and advice on the financial/business aspects of research agreements and subgrant agreements with other universities, institutions, external partners, etc. to ensure that agreement terms are consistent with University and funding agency policies and do not expose the University or its researchers to excessive administrative or financial risk;
  • Liaises with the ethics unit on any questions relating to certification requirements and compliance;
  • Provides on-going maintenance of grant files, and acts as first point of contact for any amendment to the grant, including extensions;
  • Perform additional similar / related tasks as required.

Qualifications & Requirements

  • Master’s degree;
  • 1-3 years of relevant experience in research and or research administration;
  • Experience with research an asset- as a student, as a research assistant, etc.;
  • Proficient with the Microsoft Office suite, especially Word and Excel (advanced);
  • Proficiency and knowledge in the numerous grant application portals at the federal and provincial levels;
  • Excellent written and verbal communication skills and strong time management;
  • Organizational and interpersonal skills required;
  • Fluent knowledge of English and working knowledge of French;
  • Ability to interact professionally and effectively with all constituencies of the University community, as well as with external contacts;
  • Ability to work independently and as a part of a team;
  • Attention to detail.

About BU:

Founded in 1843, Bishop’s is a primarily undergraduate university offering an outstanding liberal education in a small, residential setting in Quebec’s Eastern Townships region. Located in Sherbrooke, about 1.5 hour drive southeast of Montreal, the Eastern Townships offers a safe and welcoming atmosphere, exceptional outdoor recreational opportunities, and a great quality of life. We offer our students over 100 majors within five academic divisions: humanities, natural sciences and mathematics, social sciences, business, and education. The language of instruction at Bishop’s is English. Our 550-acre campus contains 25 buildings including seven residences, two libraries, two theatres, outstanding classrooms, laboratory and athletic facilities, an arena, a historic chapel, a music recital hall, and a daycare centre. A duck pond, wildlife refuge, and golf course are also found on campus.

What we Offer:

  • Medical, vision, health and travel insurance,
  • Generous vacation as well as a 10-day holiday break between December and January,
  • flexible scheduling and work from home possibility
  • employee discounts to our sports center and Golf course
  • defined benefit and/or simplified pension plan
  • Employee Family Assistance Plan (EFAP)
  • Sustainable development and Wellness initiatives
  • Access to ongoing cultural and educational events

Classification:       Class 13    $29.09 to $37.94   per hour (APBU – unionized position)

Bishop’s University implements an equal access employment / program under the Act respecting equal access to employment in public bodies and welcomes applicants who are committed to upholding the values of equity, diversity, and inclusion and who will assist us expand our capacity for diversity and inclusion. We encourage applications from members of groups that have been historically disadvantaged and marginalized, including Indigenous peoples, visible and ethnic minorities, persons with disabilities, women and LGBTQ2+.

If interested, please submit your curriculum vitae and cover letter, including what position you are applying for to careers@ubishops.ca. This position will remain open until filled.

Per the Collective Agreement, priority will be given to qualified internal applicants. Please note that only candidates selected for an interview will be contacted and testing may be required; thank you for your interest. We provide support in the recruitment processes to applicants with disabilities, including accommodation that takes into account an applicant’s accessibility needs. If you require accommodation in order to participate as a candidate in the recruitment process, please contact careers@ubishops.ca

To apply for this job email your details to careers@ubishops.ca