24-07  Gestionnaire, Bureau du Vice-Principal académique et recherche//Manager, Office of the Vice Principal Academic and Research

  • Management
  • on campus

Website Bishop's University

AFFICHAGE 24-07 (Poste régulier à temps pleins)

Les énoncés suivants sont destinés à décrire la nature et le niveau de travail général. Ils ne représentent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudes requises.

L’Université Bishop’s recherche un/une Gestionnaire, Bureau du Vice-Principal académique et recherche pour un poste régulier à temps plein. Se rapportant au Vice-Principal Académique et Recherche, la candidate ou le candidat joue un rôle clé dans la gestion des processus opérationnels y compris la planification des différents aspects de l’année universitaire, la communication avec les différents intervenants internes et externes et la préparation des analyses liées aux dossiers relevant de la Vice-principale ou du Vice-principal. La candidate ou le candidat contribue également aux projets auxquels la Vice-principale ou le Vice-principal participent.

La ou le gestionnaire travaille en étroite collaboration avec les doyens, la ou le registraire, la directrice ou le directeur à la recherche et aux études supérieures, les bibliothécaires, les membres du corps professoral ainsi que le personnel professionnel de l’établissement.

La candidate ou le candidat est en mesure d’assumer plusieurs responsabilités, a le souci du détail et le sens de l’organisation. La semaine de travail est de 35 heures, du lundi au vendredi avec des soirées et fins de semaine occasionnelles.

Nature des tâches

Tâches administratives

  • Gérer efficacement les différents aspects du processus opérationnel quotidien;
  • Coordonner les activités et superviser l’équipe de soutien administratif ainsi que les fournisseurs externes;
  • Élaborer des procédures administratives et des stratégies afin d’améliorer l’efficacité du plan de travail annuel des dossiers sous la responsabilité de la Vice-principale ou du Vice-principale ou du Vice-principal académique et recherche;
  • Évaluer périodiquement les procédures propres aux conventions collectives et aux politiques de l’Université en vue d’émettre et d’implémenter des recommandations.

Communications

  • Gérer les communications avec les intervenants internes et externes; Travailler en étroite collaboration avec les membres de la direction de l’établissement;
  • Agir comme personne-ressource afin de répondre aux demandes et d’assurer de bonnes relations avec différents intervenants;
  • Planifier les horaires et coordonner les rencontres en collaboration avec l’équipe de soutien administratif;

Gestion de projet

  • Participer et faire le suivi des projets afin d’assurer leur bon déroulement, gérer les budgets et contribuer à résoudre les problématiques organisationnelles spécifiques;
  • Assurer la coordination d’initiatives et de projets spéciaux confiés à la Vice-principale ou au Vice-principal.

Soutien organisationnel

  • Gérer les différents calendriers et les rencontres de la Vice-principale ou du Vice-principal;
  • Rédiger les communications, préparer les rapports ainsi que les présentations et les notes au besoin;
  • Assurer l’exactitude et l’organisation des dossiers y compris les documents confidentiels;

Comités et conformité

  • Veiller au respect des exigences administratives relatives au Sénat, au Conseil des gouverneurs et aux conventions collectives;
  • Gérer la participation de la Vice-principale ou du Vice-principal aux différents comités internes et externes;

Gestion budgétaire

  • Administrer les aspects financiers et budgétaires y compris la préparation des documents requis pour le processus de planification budgétaire annuelle;
  • Assurer le suivi des dépenses portées aux différents comptes;

Effectuer toutes autres tâches connexes.

Qualifications et exigence

  • Baccalauréat;
  • Posséder au moins cinq (5) années d’expérience dans un poste administratif relié à la haute direction;
  • Comprendre la culture, les processus, le cycle, ainsi que le contexte universitaire ou avoir travaillé dans un domaine similaire.
  • Offrir un excellent soutien aux membres de la haute direction de l’établissement;
  • Être en mesure de travailler avec des informations confidentielles de façon discrète;
  • Comprendre la culture, les processus, le cycle ainsi que contexte universitaire;
  • Détenir un excellent sens du leadership, être en mesure de motiver les gens et posséder des aptitudes marquées pour la gestion;
  • Disposer d’excellentes aptitudes en communication et de l’entregent;
  • Maîtriser la langue française et anglaise;
  • Posséder de l’expérience dans le secteur de l’enseignement postsecondaire est préférable;
  • Être apte à communiquer efficacement et à gérer les relations avec les différents intervenants;
  • Détenir une expérience en gestion comptable;
  • Posséder d’excellentes connaissances de la suite Microsoft Office;
  • Être en mesure de créer des flux de travail, de mettre en place les ressources requises pour soutenir les activités du bureau de la Vice-principale ou du Vice-principal académique et recherche, de concevoir des présentations, de rédiger des documents de communication et de générer des rapports;
  • Posséder un raisonnement stratégique et critique;
  • Être en mesure de gérer, de planifier, d’organiser et de prioriser les dossiers conflictuels.

À propos de l’Université Bishop

Fondée en 1843, l’Université Bishop’s est située au cœur de Lennoxville dans la région des Cantons-de-l’Est, au Québec. Elle se distingue par son aspect résidentiel et sa taille modeste, de même que par son modèle d’éducation libérale de haute qualité et offre principalement des programmes de 1er cycle. Situés à Sherbrooke, à environ une heure et demie de route au sud-est de Montréal, les Cantons-de-l’Est offrent une atmosphère accueillante et sécuritaire, des activités récréatives de plein air exceptionnelles et une excellente qualité de vie. L’Université Bishop’s est située sur le territoire traditionnel des Abénaquis. Nous reconnaissons leur gestion de cette terre et apprécions le fait que nous sommes tous des invité.e.s sur le territoire abénakis.

Bishop’s est une université anglophone. Elle offre à ses étudiants plus de 100 programmes d’études dans cinq divisions : sciences humaines, sciences naturelles et mathématiques, sciences sociales, administration et éducation.

Le campus de 550 acres comprend 25 bâtiments, dont sept résidences, deux bibliothèques, deux théâtres, des salles de classe exceptionnelles, des laboratoires et des installations sportives, un aréna, une chapelle historique, une salle de concert et une garderie. On y retrouve également un étang, un refuge pour la faune et un terrain de golf.

Ce que nous offrons à nos employés :

  • un programme d’assurances collectives qui comprend : assurance médicament, médicale , soins de la vue et l’assistance-voyage
  • des vacances généreuses ainsi qu’un congé de 10 jours entre décembre et janvier
  • des tarifs préférentiels au centre sportif et au terrain de golf
  • un régime de retraite à prestations déterminées et/ou régime de retraite simplifié
  • un programme d’aide aux employés et à la famille (PAEF)
  • des initiatives en matière de développement durable et de bien-être
  • l’accès à des événements culturels et éducatifs en continu

échelle salariale :  M7 (69,833.40$ à 91,109.20$)  poste de gestion

L’Université Bishop’s applique un programme d’Accès à l’égalité en emploi issu de la Loi sur l’Accès à l’égalité en emplois des organismes publics et accueille les candidat.e.s qui s’engagent à respecter les valeurs d’équité, de diversité et d’inclusion et qui nous aideront à accroitre notre capacité en matière de diversité et d’inclusion.  Nous encourageons les candidatures de membres de groupes historiquement défavorisés et marginalisés, notamment les peuples autochtones, les membres des minorités visibles et ethniques, les personnes handicapées, les femmes et les personnes LGBTQ2+.

S.V.P. faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation, en indiquant pour quel poste vous appliquez  à careers@ubishops.ca Ce poste restera ouvert jusqu’à ce qu’il soit pourvu.

Veuillez noter que seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées, et que des tests de sélection peuvent être administrés ; merci pour l’intérêt manifesté. Dans le processus de recrutement, nous fournissons un soutien aux personnes handicapées afin de répondre aux besoins en prévenant et en éliminant les obstacles à l’accessibilité. Si vous nécessitez de mesures d’adaptation pour participer en tant que candidat dans le processus de recrutement, veuillez contacter careers@ubishops.ca

__________________________________________________________________________________________

Posting 24-07 (Regular full time)

The following statements are intended to describe the general nature and level of work performed. They are not representing an exhaustive list of all responsibilities, duties and skills required.

Bishop’s University is seeking a Manager, Office of the Vice Principal Academic and Research for a regular full-time position.  Reporting to the Vice Principal Academic and Research the incumbent is responsible for the management of the administrative operations of the VPAR Office. The Manager will play a crucial role in overseeing the operational workflow within the VPAR Office including facilitating planning across the academic year, ensuring close communication with all other areas of the University, supporting specific/special projects, assisting with external and internal stakeholder relations, and preparing analyses for key tasks within the VPAR portfolio.

The Manager works closely with other direct reports to the VPAR, including Academic Deans, the Registrar, the Director of the Office of Research and Graduate Studies, the University Librarian, as well as Faculty and professional staff.

The successful candidate will be highly organized, detail-oriented, and capable of handling a wide range of responsibilities to ensure smooth operations. This position has a work week of 35  hours from Monday to Friday with occasional evenings and weekends required.

Nature of Duties & Responsibilities

  • Administrative oversight
    • Efficiently manage the daily operational workflow of the VPAR portfolio, to ensure a productive and organized work environment
    • Coordinate and supervise the work of the VPAR Office team, including the administrative support personnel and external contractors
    • Implement administrative procedures and systems for increased efficiency of the annual workplan for the VPAR portfolio
    • Regularly reviews the processes and procedures in the VPAR Office specific to Collective Agreements and University policies/procedures, recommending and implementing improvements as needed to ensure optimal efficiency and effectiveness
  • Communications
    • Manages the flow of internal and external communications for the VPAR Office, working closely with senior managers
    • Serve as key point of contact for VPAR office and external stakeholders, to ensure timely responses and strong stakeholder relationships
    • Works with administrative support to plan office schedule, coordinate meetings and ensure forward planning for timely delivery of key tasks
  • Project management
    • Supports the VPAR with specific institutional issues, priorities and projects
    • Monitors project timelines, budgets and deliverables to ensure successful completion
    • Coordinate special projects and initiatives, in support of the VPAR
  • Operational support
    • Provides oversite of the VPAR Office daily, weekly and monthly calendar, reviewing appointments and providing briefing notes as necessary
    • Prepare reports, presentations, and correspondence for the VPAR
    • Maintain accurate and organized records, including confidential documents
  • Committees and compliance
    • Manages the administration of the VPAR Office’s requirements for Senate and Board of Governors
    • Manages the administration of the VPAR Office’s requirements to ensure compliance with Collective Agreements
    • Manages organization of VPAR leadership/participation on other University committees or external committees
  • Budget management
    • Oversees the budget and finances of the VPAR Office, including supporting preparation of submissions for annual budgeting process
    • Monitors expenditures across accounts during the fiscal year
  • Performs additional tasks as assigned

Qualifications and Requirements

  • Bachelor’s degree;
  • Minimum 5 years’ experience working in progressively senior administrative roles with demonstrated ability to support senior level administrators and to work effectively and discretely with confidential and sensitive information.
  • High degree of understanding of university culture, including collegial processes, as well as a keen understanding of the post-secondary education cycle and landscape or relevant experience in a comparable environment
  • Excellent leadership and management skills and a proven ability to lead and motivate teams;
  • Excellent communication and interpersonal skills;
  • Fluency in both English and French is required;
  • Experience in post-secondary education sector preferred;
  • Proven capacity for networking and stakeholder management;
  • Experience managing budgets and reports;
  • Proficient with Microsoft Office
  • Experienced creating workflows and supporting resources to facilitate the activities of the VPAR office
  • Experience building presentations, communications and reports;
  • Strategic and critical thinking skills;
  • Excellent organizational and planning skills with the ability to manage and prioritize multiple competing issues.

About BU

Founded in 1843, Bishop’s is a primarily undergraduate university offering an outstanding liberal education in a small, residential setting in Quebec’s Eastern Townships region. Located in Sherbrooke, about 1.5-hour drive southeast of Montreal, the Eastern Townships offers a safe and welcoming atmosphere, exceptional outdoor recreational opportunities, and a great quality of life. Bishop’s University is located on the traditional and unceded territory of the Abenaki people. We acknowledge their stewardship of this land and appreciate that we are all guests. We offer our students over 100 majors within five academic divisions: humanities, natural sciences and mathematics, social sciences, business, and education. The language of instruction at Bishop’s is English.

Our 550-acre campus contains 25 buildings including seven residences, two libraries, two theatres, outstanding classrooms, laboratory and athletic facilities, an arena, a historic chapel, a music recital hall, and a daycare centre. A duck pond, wildlife refuge, and golf course are also found on campus.

What we Offer:

  • Medical, vision, health and travel insurance,
  • Generous vacation as well as a 10-day holiday break between December and January,
  • flexible scheduling and work from home possibility
  • employee discounts to our sports center and Golf course
  • defined benefit and/or simplified pension plan
  • Employee Family Assistance Plan (EFAP)
  • Sustainable development and Wellness initiatives
  • Access to ongoing cultural and educational events

Salary Range: M7 ($69,833.40 to $91,109.20)  management position

Bishop’s University implements an equal access employment / program under the Act respecting equal access to employment in public bodies. The University welcomes applicants who are committed to upholding the values of equity, diversity and inclusion and who will assist us expand our capacity for diversity and inclusion. We encourage applications from members of groups that have been historically disadvantaged and marginalized, including Indigenous peoples, visible and ethnic minorities, persons living with disabilities, women and LGBTQ2S+ persons.

If interested, please submit your curriculum vitae and cover letter, including what position you are applying for to careers@ubishops.ca  This position will remain open until filled.

Please note that only candidates selected for an interview will be contacted and testing may be required; thank you for your interest. We provide support in the recruitment processes to applicants with disabilities, including accommodation that takes into account an applicant’s accessibility needs. If you require accommodation in order to participate as a candidate in the recruitment process, please contact careers@ubishops.ca

To apply for this job email your details to careers@ubishops.ca