24-14 Adjoint.e administratif.ve – Bureau des Stages / Administrative Assistant – Practice Teaching Office

AFFICHAGE 24-14  (Poste régulier à temps plein)

Les énoncés suivants sont destinés à décrire la nature et le niveau de travail général. Ils ne représentent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudes requises.

L’Université Bishop’s recherche une adjointe administrative ou un adjoint administratif- Bureau des stages pour un poste régulier à temps plein. Se rapportant à la doyenne de l’École des sciences de l’édcation, la/le titulaire du poste assure le fonctionnement efficace du Bureau des stages. Elle ou il effectue différentes tâches précises reliées aux stages et à la supervision, à la communication et à la tenue de réunions avec les différents intervenants et fournisseurs de services (p. ex. : transport, traiteur, etc.). La ou le titulaire assiste la Directrice ou le Directeur des stages et la Coordonnatrice ou le Coordonnateur du Bureau des stages en s’assurant que les documents appropriés sont distribués aux étudiantes et étudiants, aux superviseures et superviseurs, aux personnes enseignantes-associées, aux directions d’établissement, ainsi qu’aux membres du corps professoral. La semaine de travail est de trente-cinq (35) heures, du lundi au vendredi avec des soirées et fins de semaine occasionnelles.

Nature des tâches

• Coordonner les activités courantes du Bureau des stages, participer au processus de placement en milieu de stage, à l’organisation d’activités et d’événements, assurer le bon fonctionnement et le traitement des évaluations en ligne, et maintenir de bonnes relations avec les intervenants des milieux de stage;
• Collaborer avec la Directrice ou le Directeur ainsi que la Coordonnatrice ou le Coordonnateur afin de procéder au placement et à la supervision des stagiaires;
• Organiser et traiter le système d’évaluation en ligne des stagiaires;
• Rédiger et distribuer les différents documents, y compris les ordres du jour et les procès-verbaux, faire le suivi des réunions et effectuer les réservations de salles pour les différentes rencontres (conférences, ateliers, séances d’orientation, rencontres avec les divers intervenants et salons des carrières);
• Rédiger et préparer différentes communications internes et externes du Bureau des stages;
• Répondre aux demandes d’ordre général et filtrer les requêtes concernant les politiques, les exigences et les procédures en matière de stage provenant des étudiantes et étudiants, des superviseures et superviseurs de stage, des personnes enseignantes associées et des directions d’établissement;
• Gérer et vérifier les informations enregistrées aux différentes bases de données, notamment les informations concernant les étudiantes et étudiants, les personnes enseignantes associées, les superviseures et superviseurs de stage, les centres de services scolaires et les commissions scolaires;
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers du Bureau des stages entre autres l’historique des placements en stage, les évaluations de stage, les contrats, les communications, etc.;
• Préparer les contrats de supervision, les demandes de paiement, les bons de commande et les autres documents pertinents;
• Collaborer avec la doyenne ou le doyen à l’établissement et à la vérification du budget du Bureau des stages;
• Gérer les stocks de fournitures et les équipements de bureau;
• Effectuer toutes autres tâches connexes, au besoin.

Qualifications et exigences

• Détenir un diplôme d’études collégiales;
• Posséder au moins trois (3) ans d’expérience dans un rôle administratif;
• Maitriser l’environnement Office 365 et ses applications courantes, y compris Excel;
• Détenir d’excellentes compétences en matière d’organisation et de gestion des priorités;
• Démontrer d’excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais et en français;
• Connaître les principes de base de la comptabilité et de la budgétisation;
• Détenir de solides compétences en collaboration et être en mesure de travailler de façon professionnelle et efficace avec les divers intervenants;
• Connaître le système d’éducation du Québec est considéré comme un atout.

À propos de l’Université Bishop

Fondée en 1843, l’Université Bishop’s est située au cœur de Lennoxville dans la région des Cantons-de-l’Est, au Québec. Elle se distingue par son aspect résidentiel et sa taille modeste, de même que par son modèle d’éducation libérale de haute qualité et offre principalement des programmes de 1er cycle. Situés à Sherbrooke, à environ une heure et demie de route au sud-est de Montréal, les Cantons-de-l’Est offrent une atmosphère accueillante et sécuritaire, des activités récréatives de plein air exceptionnelles et une excellente qualité de vie. L’Université Bishop’s est située sur le territoire traditionnel des Abénaquis. Nous reconnaissons leur gestion de cette terre et apprécions le fait que nous sommes tous des invité.e.s sur le territoire abénakis.

Bishop’s est une université anglophone. Elle offre à ses étudiants plus de 100 programmes d’études dans cinq divisions : sciences humaines, sciences naturelles et mathématiques, sciences sociales, administration et éducation.

Le campus de 550 acres comprend 25 bâtiments, dont sept résidences, deux bibliothèques, deux théâtres, des salles de classe exceptionnelles, des laboratoires et des installations sportives, un aréna, une chapelle historique, une salle de concert et une garderie. On y retrouve également un étang, un refuge pour la faune et un terrain de golf.

Ce que nous offrons à nos employés :

• un programme d’assurances collectives qui comprend : assurance médicament, médicale , soins de la vue et l’assistance-voyage
• des vacances généreuses ainsi qu’un congé de 10 jours entre décembre et janvier
• des horaires flexibles et la possibilité de travailler à domicile
• des tarifs préférentiels au centre sportif et au terrain de golf
• un régime de retraite à prestations déterminées et/ou régime de retraite simplifié
• un programme d’aide aux employés et à la famille (PAEF)
• des initiatives en matière de développement durable et de bien-être
• l’accès à des événements culturels et éducatifs en continu

Classification:       Classe 10    25.49$ à $33.27$    de  l’heure    ( poste syndiqué)

L’Université Bishop’s applique un programme d’Accès à l’égalité en emploi issu de la Loi sur l’Accès à l’égalité en emplois des organismes publics. L’université accueille les candidat.e.s qui s’engagent à respecter les valeurs d’équité, de diversité et d’inclusion et qui nous aideront à accroitre notre capacité en matière de diversité et d’inclusion.  Nous encourageons les candidatures de membres de groupes historiquement défavorisés et marginalisés, notamment les peuples autochtones, les membres des minorités visibles et ethniques, les personnes handicapées, les femmes et les personnes LGBTQ2S+.

S.V.P. faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation, en indiquant pour quel poste vous appliquez d’ici le 12 mai 2024, 16 :00 à careers@ubishops.ca

Tel que prévu à la Convention Collective, la priorité sera accordée à un candidat interne qualifié. Veuillez noter que seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées, et que des tests de sélection peuvent être administrés ; merci pour l’intérêt manifesté. Dans le processus de recrutement, nous fournissons un soutien aux personnes handicapées afin de répondre aux besoins en prévenant et en éliminant les obstacles à l’accessibilité. Si vous nécessitez de mesures d’adaptation pour participer en tant que candidat dans le processus de recrutement, veuillez contacter careers@ubishops.ca 

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Posting 24-14  (Regular full time)

The following statements are intended to describe the general nature and level of work performed. They are not representing an exhaustive list of all responsibilities, duties and skills required.

Bishop’s University is seeking an Administrative Assistant – Practice Teaching Office for a regular full-time position.  Reporting to the Dean of the School of Education the incumbent is responsible for handling the daily operations of the Practice Teaching Office and for assisting with specific tasks related to the practicum placement and supervision, meetings and communication with school partners and other service providers (transportation, catering, etc.). The incumbent also performs general administrative duties as required and assists the Director of Practice Teaching (DPT) and the Coordinator of the Practice Teaching Office (CPT) in supporting and providing resources to students, supervisors, associate teachers, principals and faculty members. This position has a work week of 35 hours from Monday to Friday, with occasional evenings and weekends required.

Nature of Duties & Responsibilities

• Facilitates the day-to-day administrative operations under the PTO mandate, which includes support for coordinating activities and events, taking part in the placement pairing process, providing and processing online evaluations and contributing positively to practica stakeholder relationships.
• Collaborates with DPT and CPT to organize placement pairings and supervision of practica.
• Prepares and processes the online evaluation system for student teachers.
• Assists the Director of Practice Teaching and the Coordinator of the Practice Teaching Office with various required meetings (workshops, orientation sessions, associate teacher and supervisor meetings, career fairs); with the room reservation, the preparation and distribution of the agenda, the minutes, and the follow-up.
• Assists, prepares and supports the coordination and preparation of internal and external correspondence for the PTO activities.
• Provides basic information to students/supervisors/associate teachers/ school administrators, including frequently asked questions and/or triage enquiries concerning policies, requirements and procedures of the various practica of the School of Education.
• Manages databases relative to student practica, including student information, associate teacher information, supervisor information, and school board information; cross-checking with other internal databases.
• Assists and maintains the information repository for the Practice Teaching Office, including Contracts, Evaluations, Placement Pairings, databases, etc.
• Prepares contracts for supervisors, payment requests, purchase orders, etc.
• Assists the Dean in preparing and monitoring the Practice Teaching Office
• Manages and maintains office equipment and inventories of office
• Performs additional similar/related tasks as
• Other duties as required.

Qualifications and Requirement

• DEC
• At least 3 years of relevant experience in an administrative role
• Proficient with the Office 365 environment and its various applications (including Excel)
• Excellent organizational and priority management skills
• Excellent written and oral communication skills in English and French
• Experience with basic accounting and budgeting
• Strong collaboration skills: ability to work effectively and professionally with multiple stakeholders
• Knowledge of the education system in Quebec will be considered an asset.

About BU

Founded in 1843, Bishop’s is a primarily undergraduate university offering an outstanding liberal education in a small, residential setting in Quebec’s Eastern Townships region. Located in Sherbrooke, about 1.5 hour drive southeast of Montreal, the Eastern Townships offers a safe and welcoming atmosphere, exceptional outdoor recreational opportunities, and a great quality of life. Bishop’s University is located on the traditional and unceded territory of the Abenaki people. We acknowledge their stewardship of this land and appreciate that we are all guests on Abenaki territory.

We offer our students over 100 majors within five academic divisions: humanities, natural sciences and mathematics, social sciences, business, and education. The language of instruction at Bishop’s is English.

Our 550-acre campus contains 25 buildings including seven residences, two libraries, two theatres, outstanding classrooms, laboratory and athletic facilities, an arena, a historic chapel, a music recital hall, and a daycare centre. A duck pond, wildlife refuge, and golf course are also found on campus.

What we Offer:

• Medical, vision, health and travel insurance,
• Generous vacation as well as a 10-day holiday break between December and January,
• flexible scheduling and work from home possibility
• employee discounts to our sports center and Golf course
• defined benefit and/or simplified pension plan
• Employee Family Assistance Plan (EFAP)
• Sustainable development and Wellness initiatives
• Access to ongoing cultural and educational events

Classification:   Class 10    $25.49 to $33.27   per hour     ( unionized position)

Bishop’s University implements an equal access employment / program under the Act respecting equal access to employment in public bodies. The University welcomes applicants who are committed to upholding the values of equity, diversity and inclusion and who will assist us expand our capacity for diversity and inclusion. We encourage applications from members of groups that have been historically disadvantaged and marginalized, including Indigenous peoples, visible and ethnic minorities, persons living with disabilities, women and LGBTQ2S+ persons.

If interested, please submit your curriculum vitae and cover letter, including what position you are applying for by May 12th, 2024  before 4:00 pm to careers@ubishops.ca.

Please note that only candidates selected for an interview will be contacted and testing may be required; thank you for your interest. We provide support in the recruitment processes to applicants with disabilities, including accommodation that takes into account an applicant’s accessibility needs. If you require accommodation in order to participate as a candidate in the recruitment process, please contact careers@ubishops.ca